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So sparen Sie ein Vermögen bei Microsoft 365 Speicher

Matthias Einig 25. November 2025 4 Min. Lesezeit

So sparen Sie ein Vermögen bei Microsoft 365 Speicher

Ich erinnere mich noch gut daran, wie ich vor sechs Jahren die Vor- und Nachteile des Umstiegs von SharePoint vor Ort auf Office 365 (jetzt M365) kontrovers diskutiert habe. Heute ernten wir die Früchte der enormen digitalen Umwälzungen, die viele Unternehmen dazu gezwungen haben, sich auf den modernen Arbeitsplatz einzulassen.

Wir arbeiten schneller zusammen und sammeln und speichern riesige Datenmengen in unglaublichem Tempo, Cloud Computing bietet uns diesen Luxus. Für Unternehmen ist der Umgang mit Daten mit vielen gut bekannten Kosten verbunden. Seit 2018 stehen alle Prozesse unter dem Vorbehalt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), deren potenzielle Verstöße Kosten verursachen, die jedes Unternehmen zu Fall bringen können. Ich kann mir nicht vorstellen, dass es einen Geschäftsmann gibt, der noch nie davon gehört hat.

Aber was ist mit den inkrementellen Kosten wie der Speicherung, die sich täglich summieren und Ihr Unternehmen Monat für Monat ein Vermögen kosten können? Wo liegt die Verantwortlichkeit? Vielleicht lesen Sie diesen Artikel und denken: “Oh Gott, dieser ist für mich!” Oder Sie kennen einen Kollegen, der genau dieses Problem hat. Nun, dieser Artikel bietet eine Lösung.

Die große M365-Speicherkosten-Herausforderung

Unternehmen sehen sich mit hohen Microsoft-365-Speicherkosten konfrontiert, insbesondere wenn ihr Speicherbedarf die im Abonnementplan vorgesehenen Standardzuweisungen überschreitet. In diesem allzu häufigen Fall entstehen dem Unternehmen aufgrund der folgenden Faktoren erhebliche Kosten:

Basisabonnementkosten

Das Unternehmen hat 100 E3-Lizenzen zu je 19 US-Dollar pro Monat, also insgesamt 1.900 US-Dollar. Die E3-Lizenzen beinhalten bestimmte Funktionen und eine bestimmte Menge an Speicherplatz, aber wenn der Speicherbedarf des Unternehmens wächst, können diese Basiskosten schnell durch zusätzliche Speichergebühren in den Schatten geraten.

Zusätzliche Speicherkosten

Als der anfängliche SharePoint-Speicherplatz, der mit den E3-Lizenzen bereitgestellt wurde, überschritten war, musste das Unternehmen zusätzlichen Speicherplatz kaufen. Bei 0,20 US-Dollar pro Gigabyte (GB) pro Monat belaufen sich die Kosten für zusätzlichen Speicherplatz von 500 GB auf 1000 US-Dollar pro Monat.

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Kosten für Enterprise Mobility + Security E5

Das Unternehmen abonniert auch Enterprise Mobility + Security E5 für 100 Lizenzen zu je 14,80 Dollar pro Monat, was die monatliche Rechnung um weitere 1.480 Dollar erhöht. Dieser Dienst bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, die für ein Finanzunternehmen unerlässlich sind, aber die Gesamtkosten erhöhen.

Datenwachstum und Compliance

Die Mitarbeiter des Unternehmens erstellen täglich neue Inhalte und benötigen daher Zugriff sowohl auf neue als auch auf archivierte Daten. Funktionen wie Versionskontrolle, Aufbewahrung und gesetzeskonforme Speicherung tragen zum Datenwachstum bei, was wiederum den Bedarf an zusätzlichem Speicherplatz erhöht.

Gesamtkosten

Die kombinierten Kosten für E3-Lizenzen, zusätzlichen Speicherplatz und Enterprise Mobility + Security E5-Lizenzen belaufen sich auf ca. 4.280 US-Dollar monatlich oder über 51.000 US-Dollar pro Jahr. Dies entspricht mehr als 500 US-Dollar pro Benutzer und Jahr, was für jedes Unternehmen eine erhebliche Ausgabe darstellen kann. Die Gesamtkosten basieren in diesem Fall auf 100 Benutzern.

Wie kann man das Problem lösen?

Um diese hohen Speicherkosten in den Griff zu bekommen, können Unternehmen alternative Lösungen in Erwägung ziehen:

Datenbereinigung: Regelmäßige Überprüfung und Beseitigung unnötiger Dateien, um Speicherplatz freizugeben.

Archivierungslösungen: Verwenden Sie alternative Lösungen, die möglicherweise kostengünstiger sind.

Lizenznutzung: Identifizieren und berichtigen Sie überlizenzierte Benutzer und ungenutzte Lizenzen und verteilen Sie diese korrekt um.

Wenn Unternehmen diese Alternativen in Betracht ziehen und ihre Daten effizienter verwalten, können sie möglicherweise ihre Microsoft-365-Speicherkosten senken. Sie können jedoch eine alternative Lösung in Betracht ziehen, um einen erheblichen Betrag einzusparen, vor allem, wenn Sie Zehntausende von Nutzern haben und sich jeden Monat Terabytes zusätzlicher Daten ansammeln.

Wie M365 Governance hilft, Geld zu sparen

Wenn Sie mit unkontrollierbaren Speicher- und Kostenmengen zu kämpfen haben, empfehle ich Ihnen dringend, den Einsatz eines einfach zu bedienenden, codefreien Cloud Collaboration Governance-Tools in Erwägung zu ziehen, das in der Lage ist, extrem hohe M365-Speichermengen zu verwalten. Rencore Governance ist die einzige Lösung, die diese Anforderungen erfüllt.

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Insbesondere das SharePoint- und OneDrive-Dateiscan-Add-on von Rencore Governance in Kombination mit der einzigartigen Deep-Service-Inventory-Engine, dem einfachen Compliance-Center und den fortschrittlichen Automatisierungen ermöglicht es Ihnen, Ihren hohen Datenspeicher und Ihre Benutzerlizenzen zu verwalten und gleichzeitig Ihr Kostenmanagement auf Autopilot zu stellen. Automatisieren Sie die Erfassung, Berichterstattung und Maßnahmen, um die Speicherkosten noch heute zu senken und potenziell Millionen zu sparen.

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Häufige Fragen dazu

Was kostet zusätzlicher Microsoft 365 Speicher tatsächlich?

Zusätzlicher SharePoint-Speicher wird pro Gigabyte und Monat verkauft, zum Listenpreis von rund 0,20 US-Dollar je GB. Das klingt gering, bis es der einzige Posten ist, der jeden Monat wächst: 5.000 GB Überhang sind etwa 1.000 US-Dollar monatlich, also 12.000 im Jahr, für Inhalte, die niemand ansieht. Ihr enthaltenes Kontingent wächst zudem mit der Anzahl Ihrer Lizenzen, weshalb eine Lizenzentscheidung und eine Speicherrechnung nie getrennte Gespräche sind.

Was füllt unseren Tenant-Speicher eigentlich?

Selten die Dateien, an deren Erstellung sich jemand erinnert. Die übliche Reihenfolge lautet: Versionsverlauf häufig bearbeiteter Dokumente, aufbewahrte oder rechtlich gesperrte Inhalte, die nicht gelöscht werden dürfen, Papierkörbe erster und zweiter Stufe, Teams-Besprechungsaufzeichnungen und die OneDrive-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter. Nichts davon erzeugt eine Beschwerde, und genau deshalb wächst es weiter. Messen Sie je Site und je Bibliothek, bevor Sie entscheiden, denn die Intuition über die Verteilung liegt meistens daneben.

Wird der Speicher sofort frei, wenn wir Dateien löschen?

Nein, und das überrascht die meisten Aufräumprojekte. Gelöschte Inhalte liegen im Papierkorb der Site und anschließend im Papierkorb zweiter Stufe, insgesamt bis zu 93 Tage, und belegen die ganze Zeit weiter Ihr Kontingent. Was einer Aufbewahrungsrichtlinie oder einem rechtlichen Hold unterliegt, bleibt unabhängig vom Löschen erhalten und verschwindet gar nicht. Planen Sie eine Bereinigung über ein Quartal, nicht über ein Wochenende, und prüfen Sie die Holds, bevor Sie der Finanzabteilung eine Zahl nennen.

Was geschieht mit dem OneDrive einer Person, die das Unternehmen verlässt?

Es wird nach dem Löschen des Kontos weiter aufbewahrt, standardmäßig 30 Tage und deutlich länger, wenn Ihre Richtlinie das vorsieht, und belegt in dieser Zeit weiter Tenant-Speicher. Der Zugriff geht üblicherweise an die Führungskraft, die in der Praxis selten hineinschaut. Die richtige Frage beim Offboarding lautet nicht, ob die Daten sicher sind, das sind sie meist, sondern wem sie jetzt gehören und was mit ihnen geschehen soll. Ohne benannten Eigentümer wird daraus Speicher, den Sie dauerhaft bezahlen, weil niemand entscheiden darf.

Löst Microsoft Purview das bereits?

Teilweise. Aufbewahrungs- und Lebenszyklusrichtlinien in Purview löschen Inhalte nach Plan, bewahren auf, was die Regulierung verlangt, und dokumentieren beides prüffest. Was Purview nicht beantwortet: wem eine bestimmte Site gehört, ob sie in zwei Jahren jemand geöffnet hat, welchem Fachbereich die Speicherrechnung zuzuordnen ist und welche Ihrer größten Bibliotheken sich gefahrlos archivieren lassen. Das sind Fragen nach Eigentümerschaft und Kosten. Rencore Governance beantwortet sie ergänzend zu Purview und dem Microsoft 365 Admin Center, nicht an deren Stelle, damit die Zahl, die Ihren CFO erreicht, einem Team zugeordnet werden kann.

Ist Archivieren günstiger als zusätzlichen Speicher zu kaufen?

Meistens ja, und zwar für Inhalte, die Sie behalten müssen, aber niemand liest, denn archivierte Daten werden zu einem niedrigeren Preis je Gigabyte abgerechnet als aktiver Speicher. Zwei Bedingungen entscheiden, ob es sich rechnet. Das Reaktivieren archivierter Inhalte kostet gesondert, das Archivieren von etwas, das ein Team wöchentlich nutzt, kann also teurer sein als Nichtstun. Und was gelöscht gehört, nur in ein günstigeres Regal zu schieben, verschiebt lediglich das Problem. Entscheiden Sie zuerst, was weg kann, und archivieren Sie danach den Rest.

Zuletzt aktualisiert am 6. März 2026

Über den Autor

Matthias Einig

Matthias ist ein ehemaliger Microsoft MVP (10 Jahre), Mitgründer und CEO von Rencore. Seine Mission: Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über ihre Microsoft-Collaboration-Technologie zu behalten. Dafür liefern Matthias und sein Team Einblicke, Beratung und konkrete Wege, das Wachstum der Plattform zu steuern. Er spricht auf Konferenzen und Community-Events auf der ganzen Welt und ist einer der Organisatoren des European Collaboration Summit.