Man kann sagen, dass Fachanwender digitale Geschäftsprobleme heute eigenständiger lösen als noch zur Jahrtausendwende. Die digitale Zusammenarbeit ist weit fortgeschrittener. E-Mail gilt nicht mehr als digitale Transformation, eher als überholt oder als zu förmlich für die alltägliche digitale Zusammenarbeit. Viele Organisationen ermutigen ihre Fachanwender heute, zu Power-Usern heranzuwachsen, aber was ist ein Power-User?
Power-User: eine Definition
Es gibt viele Synonyme für Power-User, darunter Citizen Developer oder Citizen Development, ein von Gartner geprägter Begriff. Sie meinen alle dasselbe. Ein „Power-User” wird im Allgemeinen definiert als jemand, der IT-Hardware und -Software über die Standardfunktionen hinaus nutzt. Wer also eine neue Gruppe in Microsoft Teams erstellt, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, ist nicht wirklich ein Power-User, sondern ein Fachanwender, der Standardtechnologie erfolgreich übernommen hat. Die Grenze zwischen beiden kann jedoch verschwimmen.
Fachanwender vs. Power-User
Wenn derselbe Fachanwender Power Automate nutzt, um einen Flow zu erstellen, der die Bearbeitung seiner Benachrichtigungen in Teams automatisiert, nennen wir diese Person dann einen Power-User? Immerhin geht das über die Standardfunktionen in Microsoft Teams hinaus, nutzt Power Automate aber wie vorgesehen. Ich finde, die Power Platform verkörpert den Power-User perfekt, und Power Apps wurde vom Gartner Magic Quadrant kürzlich zum Leader for Low Code Application Platforms ernannt.
Weniger Nachfrage bei den IT-Abteilungen?
Je mehr Organisationen in die Cloud wechseln und moderne Ansätze zur Lösung geschäftlicher Aufgaben übernehmen, desto geringer wird die Last für die IT-Entwicklungsressourcen. Allerdings müssen die so entstandenen Lösungen später weiterbetreut werden. Es geht dann nicht mehr um Fachanwender gegen IT-Entwickler, sondern um Fachanwender und Power-User gegen Admin.
Fachanwender und Power-User vs. Admin
Wenn die Grenzen zwischen Fachanwender und Power-User verschwimmen, während sich die Kollaborationstechnologie weiter rasant entwickelt, wächst der Druck auf Administratoren und Plattformverantwortliche, Handlungen zu steuern, weil das Erstellen geschäftlicher Lösungen außerhalb der IT zur Norm wird.
Der Administrator oder Plattformverantwortliche ist nicht nur für die tägliche Funktionalität zuständig, die die Kollaborationsplattform den Fachanwendern bietet, sondern muss auch die wachsende Zahl an Low-Code- und No-Code-Lösungen verantworten.
Ein perfektes Beispiel sind wieder Anwendungen, die mit Power Apps gebaut werden, oder auch einfache Flows, die in Power Automate erstellt werden und oft Kommunikation über Microsoft 365 auslösen. Namentlich Teams und SharePoint.
Eine Hilfestellung für Plattformverantwortliche und Administratoren
Schätzungsweise werden 70 % der Unternehmen bis 2025 Low-Code- oder No-Code-Werkzeuge nutzen. Viele dieser Organisationen werden für ihre Power-User die Microsoft Power Platform wählen.
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Worin unterscheidet sich ein Power-User von einem Citizen Developer?
In der Praxis kaum, und die Unterscheidung ist weniger wichtig als das, was beide hinterlassen. Ein Power-User nutzt Standardwerkzeuge über ihren vorgesehenen Zweck hinaus. Ein Citizen Developer, der Begriff stammt von Gartner, baut etwas, auf das sich andere dann verlassen. In dem Moment, in dem einer von beiden eine App, einen Flow oder einen Agenten erstellt, den Kollegen nutzen, ist ein Objekt entstanden, das einen Eigentümer, eine Datenklassifizierung und ein Lebensende braucht, ganz gleich, wie Sie die Person nennen.
Brauchen Power-User eine besondere Lizenz, um in Microsoft 365 zu bauen?
Meistens nein, und genau deshalb ist das eine Governance-Frage und keine Beschaffungsfrage. Eine Standardlizenz für Microsoft 365 enthält bereits Power Apps und Power Automate für die Standard-Connectors sowie eine Standardumgebung der Power Platform, in der jeder lizenzierte Benutzer bauen darf. Premium-Connectors und Dataverse benötigen eine eigene Lizenz. Niemand muss ein Ticket eröffnen, um anzufangen, und deshalb wächst der Bestand, ohne dass irgendjemand eine Anfrage zählen könnte.
Mit wie vielen Power-Usern sollten wir rechnen?
Mit mehr, als sich selbst so bezeichnen würden, und die nützliche Kennzahl ist ohnehin keine Personenzahl. Fragen Sie stattdessen, wie viele Apps, Flows und Agenten in der Standardumgebung existieren und wie viele davon in den letzten neunzig Tagen geöffnet wurden. Die erste Zahl ist in der Regel größer als von der IT erwartet, der aktive Anteil kleiner. Dieses Verhältnis sagt Ihnen, ob Sie ein Enablement-Problem oder ein Aufräumproblem haben.
Sollten wir Mitarbeitenden verbieten, eigene Apps und Flows zu bauen?
Fast nie, und der Versuch verlagert die Aktivität meist dorthin, wo Sie noch weniger sehen. Tragfähig ist die Position, dass jeder bauen darf und alles, worauf sich andere verlassen, einen Eigentümer, ein Prüfdatum und eine Klassifizierung der berührten Daten bekommt. Setzen Sie die Schwelle dort, wo aus einem persönlichen Werkzeug ein geteiltes wird, denn dort beginnt das Risiko, und nicht dort, wo jemand den Designer öffnet.
Decken Purview und das Power Platform Admin Center bereits ab, was Power-User bauen?
Sie decken wesentliche Teile davon ab. Das Admin Center inventarisiert Umgebungen, Apps und Flows, Purview klassifiziert und kennzeichnet die Daten, die diese Objekte berühren, und DLP-Richtlinien unterbinden Connector-Kombinationen, die Sie bewusst ausgeschlossen haben. Keines davon beantwortet, ob eine bestimmte App noch gebraucht wird, wer heute dafür verantwortlich ist, nachdem ihr Maker das Team gewechselt hat, und was beim Offboarding mit ihr geschehen soll. Rencore Governance ergänzt diese Ebene und inventarisiert jede App, jeden Flow und jeden Agenten über alle Umgebungen hinweg, mit benanntem Eigentümer und Lebenszyklusregeln. Die nativen Werkzeuge werden erweitert, nicht ersetzt.
Was passiert mit der App eines Power-Users, wenn diese Person das Unternehmen verlässt?
In der Regel läuft sie mit ihren Berechtigungen weiter, bis das Konto deaktiviert wird, dann bricht sie ohne Meldung ab, oder eine Kollegin baut sie still neu. Weder das eine noch das andere löst eine Warnung aus, und beides erreicht die IT nicht als Vorfall. Das erste Anzeichen ist ein Geschäftsprozess, der nicht mehr funktioniert, ohne dass jemand sagen kann, warum. Das Offboarding sollte das Inventar der Apps und Flows genauso lesen wie das Postfach und neu zuweisen, bevor das Konto verschwindet.
Matthias ist ein ehemaliger Microsoft MVP (10 Jahre), Mitgründer und CEO von Rencore. Seine Mission: Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über ihre Microsoft-Collaboration-Technologie zu behalten. Dafür liefern Matthias und sein Team Einblicke, Beratung und konkrete Wege, das Wachstum der Plattform zu steuern. Er spricht auf Konferenzen und Community-Events auf der ganzen Welt und ist einer der Organisatoren des European Collaboration Summit.
