KI-Agenten inventarisieren in 5 Tagen: Microsoft 365

Die Kurzantwort: KI-Agenten in Microsoft 365 in fünf Tagen inventarisieren

Sie können die KI-Agenten in Ihrem Microsoft-365-Tenant in fünf Arbeitstagen auflisten, ohne etwas zu kaufen. Fragen Sie zuerst die Teams, prüfen Sie dann Copilot Studio, SharePoint und den Teams-App-Katalog, erfassen Sie vier Felder pro Agent und sortieren Sie die Liste danach, worauf jeder Agent zugreifen kann, nicht danach, wie viele es sind.

Tag 1 und 2: fragen, was Mitarbeitende gebaut haben
Tag 3: die drei Orte prüfen, an denen Agenten leben
Tag 4: vier Felder pro Agent erfassen
Tag 5: nach Reichweite sortieren

Tag eins und zwei

Fragen Sie Ihre Teams, bevor Sie Microsoft 365 scannen

Beginnen Sie bei den Menschen. Schicken Sie eine kurze Nachricht an die Teams, die am ehesten etwas gebaut haben, meist Finanzen, Betrieb, HR und wer auch immer Ihren Service Desk betreibt. Fragen Sie, was sie gebaut haben, was es tut und wer es pflegt.

Das wirkt weniger streng als ein Scan, ist in dieser Phase aber schneller und genauer. Wer etwas Nützliches gebaut hat, spricht in der Regel gern darüber. Wichtiger noch: Diese Menschen wissen, was ein Scan nicht sagen kann: ob der Agent noch im Einsatz ist, ob die Person, die ihn gebaut hat, noch hier arbeitet und ob er jemals so breit geteilt werden sollte, wie er es jetzt ist.

Die interessanten Antworten sind nicht die Agenten, von denen Ihnen Menschen erzählen. Es sind die, die jemand gebaut hat, der inzwischen das Team gewechselt oder das Unternehmen verlassen hat, und die niemand erwähnt, weil sie niemandem gehören.

Tag drei

Wo KI-Agenten leben: Copilot Studio, SharePoint und Teams

Drei Orte enthalten das meiste von dem, was Menschen meinen, wenn sie von Agenten sprechen.

Copilot Studio. Hier leben selbst erstellte Agenten, und es ist die einzige Gruppe, die sich sauber aufzählen lässt. Für jeden sehen Sie Umgebung, Datenverbindungen, Wissensquellen und Veröffentlichungsstatus.
SharePoint. Agenten, die direkt auf einer Website erstellt werden, haben eine andere Form. Jeder lizenzierte Benutzer kann einen erstellen, ohne zentrale Anfrage und ohne Freigabeschritt, deshalb wächst diese Gruppe mit Ihrem Lizenz-Rollout und nicht erst danach.
Der Teams-App-Katalog. Agenten, die in Teams veröffentlicht werden, tauchen hier auf, und bei manchen Tenants deckt das einen brauchbaren Teil dessen ab, was Menschen meinen, wenn sie die Frage stellen.

Tag vier

Vier Felder pro KI-Agent erfassen, nicht vierzehn

Beim vierten Feld, auf welchen Inhalten der Agent sitzt, liegt die Arbeit, und genau das lassen die meisten aus. Der Zugriff durch einen Agenten wird von dem geerbt, der ihn gebaut hat. Der Zugriff auf einen Agenten ist eine Freigabe, die jemand bewusst getroffen hat. Das sind verschiedene Fragen, und nur eine davon sagt etwas über das Risiko.

Was er tut

Ein Satz, in den Worten des Erstellers.

Wer ihn gebaut hat

Und ob die Person noch hier arbeitet.

Wie breit er geteilt ist

Eine Freigabe, die jemand bewusst getroffen hat.

Auf welchen Inhalten er aufsetzt

Das Feld, bei dem die Arbeit liegt, und das, das die meisten auslassen.

Tag fünf

KI-Agenten nach Reichweite sortieren, nicht nach Anzahl

Der Instinkt sagt: Liste zählen, Zahl berichten. Die Zahl ist das Unnützeste auf der Seite. Sortieren Sie stattdessen danach, worauf jeder Agent zugreifen kann, und das Bild ändert sich. Eine Handvoll Agenten, die auf Finanz-, HR- oder Rechtsinhalten sitzen, wird wichtiger sein als alles andere zusammen.

Drei Gruppen genügen meist: Agenten auf sensiblen Inhalten, Agenten ohne aktiven Eigentümer und alles andere. Fällt ein Agent in die ersten beiden Gruppen zugleich, fangen Sie dort an.

Was Ihnen dieses Vorgehen nicht sagt

Agenten, die über Microsoft-365-Inhalte definiert und nicht in Copilot Studio erstellt wurden, lassen sich nicht sauber aufzählen. Leichtgewichtige Agenten aus dem Agent Builder und deklarative Agenten allgemein erscheinen nirgends als ordentliche Liste. Die praktische Kontrolle für diese Gruppe sind die Person, die sie erstellt hat, und die Berechtigungen auf den Inhalten, auf denen sie aufsetzen. Das heißt: Ihre Zugriffsprüfung und Ihr Offboarding steuern hier, nicht Ihr Register.

Wenn Sie Ihre Liste später mit der Zahl eines anderen Werkzeugs vergleichen, rechnen Sie mit abweichenden Summen. Sie beruhen auf unterschiedlichen Grundlagen und zählen unterschiedliche Dinge. Zu wissen, warum, bevor jemand beide Zahlen auf eine Folie setzt, erspart ein unangenehmes Meeting.

Gartner erwartet, dass ein durchschnittliches Fortune-500-Unternehmen 2028 mehr als 150.000 Agenten betreibt, nach weniger als 15 im Jahr 2025. Eine manuelle Liste ist der richtige erste Schritt und die falsche Dauerlösung.

Nach der Woche

Das KI-Agenten-Inventar aktuell zu halten, ist der eigentliche Aufwand

Die Liste zu bauen dauert eine Woche. Sie aktuell zu halten, dauert ewig, und genau das ist das eigentliche Problem, das Sie gerade entdeckt und nicht gelöst haben. Agenten entstehen schneller, als Prüfungen stattfinden, die Menschen, die sie bauen, ziehen weiter, und ein Register, das drei Wochen veraltet ist, ist keine Kontrolle.

Betrachten Sie die Woche also als Diagnose und nicht als Ergebnis. Danach wissen Sie, womit Sie es zu tun haben, welche zwei oder drei Dinge jetzt behoben werden müssen und ob Ihr Team das Volumen von Hand bewältigen kann.

Rencore Governance hält diese Liste nach der Woche aktuell: jeder Agent, sein Eigentümer und worauf er zugreifen kann, zeitgesteuert gescannt.

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Dieser Leitfaden baut auf Abschnitt 5 von „Regulating your AI companion“ auf, unserem Whitepaper zur Governance von KI, Agenten und den Daten, auf denen sie laufen.

Whitepaper „Regulating your AI companion“ herunterladen (PDF, englisch)

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, ein Inventar der KI-Agenten in Microsoft 365 aufzubauen?

Etwa eine Arbeitswoche mit dem, was Sie schon haben: zwei Tage Teams befragen, ein Tag Copilot Studio, SharePoint und den Teams-App-Katalog prüfen, ein Tag vier Felder pro Agent erfassen und ein Tag nach Reichweite sortieren. Betrachten Sie das Ergebnis als Diagnose, nicht als fertiges Register.

Wo leben KI-Agenten in einem Microsoft-365-Tenant?

Selbst erstellte Agenten leben in Copilot Studio, auf einer Website erstellte Agenten in SharePoint, und in Teams veröffentlichte Agenten erscheinen im Teams-App-Katalog. Agenten, die über Microsoft-365-Inhalte definiert und nicht in Copilot Studio erstellt wurden, lassen sich nicht sauber aufzählen, deshalb weicht die Zahl von Werkzeug zu Werkzeug ab.

Was sollte ein Inventar von KI-Agenten erfassen?

Vier Felder genügen, um zu handeln: was der Agent in einem Satz tut, wer ihn gebaut hat und ob die Person noch hier ist, ob er geteilt ist und wie breit, und auf welchen Inhalten er aufsetzt. Das letzte Feld sagt etwas über das Risiko; die anderen sagen etwas über die Eigentümerschaft.

Warum nicht einfach die Agenten zählen?

Eine Zahl sagt wenig über das Risiko. Der Zugriff durch einen Agenten wird von dem geerbt, der ihn gebaut hat, deshalb sind drei Agenten auf Finanzinhalten wichtiger als tausend, die die Projektpläne eines Teams lesen. Sortieren Sie danach, worauf jeder Agent zugreifen kann.

Wie halte ich das Agenten-Inventar aktuell?

Eine manuelle Liste ist schnell veraltet, weil Agenten schneller entstehen, als jemand sie prüft. Rencore Governance scannt den Tenant zeitgesteuert und hält das Inventar von Agenten, Eigentümern und Reichweite aktuell, sodass die Arbeit der Woche nicht wiederholt werden muss.

Weiter vertiefen

Bauen Sie in fünf Tagen ein Inventar Ihrer KI-Agenten auf, mit dem, was Sie schon haben