Collaboration Governance Cloud Management & Strategie

Empfehlungen für ein effektives Content-Management in Microsoft 365 Sites und Microsoft Teams

Jasper Oosterveld 13. Februar 2025 7 Min. Lesezeit

Empfehlungen für effektives Content Management in Microsoft 365 und Microsoft Teams

Die wichtigsten Empfehlungen für die Verwaltung von Inhalten in Microsoft-365-Sites und Teams: wissen, welche App ihre Daten wo in SharePoint ablegt, Dateiversionen begrenzen, Inhalte über Metadaten und Ansichten auffindbar machen und mit Aufbewahrung dafür sorgen, dass veraltete Inhalte gelöscht werden.

Wir leben in einer Zeit, in der Zusammenarbeit und Informationsaustausch für unseren Arbeitsalltag von entscheidender Bedeutung sind. Gut, dass Microsoft uns mit seinen Microsoft 365-Apps zur Seite steht. Die Apps, die wir zur Verwaltung unserer regelmäßigen Aufgaben, Projekte und Kommunikation verwenden, sind unverzichtbar geworden. Mit der einfachen Zusammenarbeit und der Zunahme der Microsoft 365-Apps kommt jedoch auch das Problem der ausufernden Inhalte auf.

Wenn Teams wachsen und sich Projekte vervielfachen, kann die Menge an Dokumenten, Videos, Notizen und anderen wertvollen Daten, die über verschiedene Standorte und Teams verstreut sind, überwältigend werden. Ohne eine angemessene Verwaltung und einen angemessenen Schutz kann diese Ausbreitung zu Ineffizienz, Sicherheitsrisiken und Produktivitätsproblemen führen.

Um diesen Problemen zu begegnen, ist es wichtig, Strategien zu implementieren, die Ihre Inhalte nicht nur verwalten, sondern auch schützen. Im ersten Teil dieser Serie konzentrieren wir uns auf die Verwaltung ausufernder Inhalte auf Websites und in Teams. Der nächste Artikel befasst sich mit dem Schutz vor Content Sprawl.

Entscheidende Funktionen für die Verwaltung von Content Sprawl

Um die Ausbreitung von Inhalten erfolgreich zu verwalten, müssen Sie die folgenden Funktionen kennen:

Microsoft 365-Gruppen
Versionierung
Metadaten und Ansichten
SharePoint-Agenten
Aufbewahrung

Microsoft 365-Gruppen

Ein Team in Microsoft Teams und eine Teamsite in SharePoint sind beide Teil der zugrunde liegenden Microsoft 365 Groups-Architektur. Eine Microsoft 365-Gruppe ist im Wesentlichen eine Sicherheitsgruppe in Entra ID.

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Microsoft 365 Groups bieten eine zentralisierte Mitgliedschaft (Eigentümer, Mitglieder und Gäste) für bestimmte Microsoft 365-Anwendungen. Im Moment sind dies die folgenden Anwendungen:

Planner
SharePoint
Microsoft Teams
Stream
Loop
Exchange
Power BI
Office
OneNote

Alle diese Anwendungen sind auf die eine oder andere Weise mit einer Website und einem Team verbunden. Diese Anwendungen erstellen eigene Inhalte. Um diese Inhalte erfolgreich zu verwalten, ist es wichtig zu verstehen, welche Art von Inhalten erstellt werden und wo sie gespeichert werden.

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Lassen Sie uns ein wenig tiefer in einige der Microsoft 365-Apps eintauchen, die Ihre Daten in der Dokumentenbibliothek Ihrer SharePoint-Teamsite speichern.

Stream

Microsoft Stream ist ein fantastischer Dienst für die Aufnahme und das Streaming von Videos und Meeting-Aufzeichnungen innerhalb von Microsoft 365. Geschäftsanwender können Videos manuell in OneDrive oder SharePoint hochladen, aber der Speicherort für Meetings hängt von einigen Faktoren ab. Sind Sie der Organisator eines Meetings? Die Aufzeichnung wird in Ihrem OneDrive gespeichert.

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Wird die Besprechung innerhalb des Kanals eines Teams organisiert?

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Die Aufzeichnung wird im entsprechenden Ordner der SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert.

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OneNote

OneNote ist seit der Einführung von Microsoft 365 Groups (ich glaube, es hieß damals noch Office 365 Groups) ein fester Bestandteil von Sites & Teams. Der Link befindet sich im Schnellstartmenü der SharePoint-Teamsite:

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Oder in einer Registerkarte innerhalb eines Teams in Microsoft Teams:

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Bitte beachten Sie: Heutzutage muss man es erst manuell als Registerkarte hinzufügen. Das Notizbuch selbst ist in der Site Assets Bibliothek gespeichert:

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Loop

Loop ist ein relativ neues Mitglied der Microsoft 365 Apps-Familie. Ich persönlich bin ein großer Fan von Loop, und ich kann mir vorstellen, dass es in naher Zukunft OneNote ablösen wird.

Loop-Komponenten werden in Copilot Pages, Loop App, Teams-Channel-Meetings, Teams-Channel, Teams-Privat-Chat, Teams-Privat-Meeting-Notiz, Outlook-E-Mail-Nachricht, OneNote für Windows oder das Web und nicht zuletzt in Whiteboard erstellt. Sind Sie noch dabei? Das ist eine ganze Menge, nicht wahr?

Für den Umfang unseres Artikels ist es wichtig, sich an Folgendes zu erinnern:

Komponenten, die in Standardkanälen in Teams erstellt werden, werden im jeweiligen Kanalordner auf der zugehörigen SharePoint-Website gespeichert.
Komponenten, die in privaten Channels in Teams erstellt werden, werden in der Dokumentenbibliothek der zugehörigen SharePoint-Website für diesen Channel gespeichert.

Nachdem Sie nun über die Speicherorte Ihrer bevorzugten Microsoft 365-Anwendungen auf dem Laufenden sind, ist es an der Zeit, sich einige Strategien zur Verwaltung der Inhalte anzusehen.

Versionierung

Die Dateien auf Ihrer SharePoint-Teamsite werden versioniert. Jedes Mal, wenn eine Datei geändert wird, wird eine neue Version erstellt. Das kann schnell gehen, vor allem bei gemeinsamer Erstellung. Wenn mehrere Personen ein Dokument häufig aktualisieren, werden jedes Mal, wenn sie ihre Änderungen speichern, neue Versionen erstellt.

SharePoint verwendet das sogenannte “Delta Storage”-Prinzip. Anstatt ganze Kopien eines Dokuments für jede Version zu speichern, speichert SharePoint nur die zwischen den Versionen vorgenommenen Änderungen (Deltas). Das bedeutet, dass bei einer kleinen Änderung an einem Dokument nur diese Änderung gespeichert wird, nicht das gesamte Dokument. Davon abgesehen: Mehrere Dateien mit Hunderten von Versionen beanspruchen mehr Speicherplatz in Ihrem Microsoft 365-Tenant.

Um die Versionen Ihrer Dateien zu verwalten, können Sie die Einstellungen der Dokumentenbibliothek verwenden:

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Oder Sie konfigurieren die Einstellungen für neue Sites im SharePoint Administration Center:

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Microsoft hat neue Einstellungen für das automatische Löschen von Versionen eingeführt, die entweder auf einem intelligenten Algorithmus basieren, der an Erstellungsdaten oder an einen bestimmten Zeitrahmen gebunden ist. Ich würde empfehlen, die Anzahl der Dateien auf 100 zu begrenzen. Die Einstellung zur Versionierung im SharePoint-Verwaltungszentrum gilt nur für Bibliotheken in neuen Websites. Zum Ändern der Einstellungen für bestehende Websites können Sie PowerShell verwenden.

Metadaten und Ansichten

Laut Microsoft können Sie 30 Millionen Dokumente in einer Dokumentenbibliothek speichern. Wir sind uns alle einig, dass dies aufgrund der Auswirkungen auf die Leistung keine gute Idee ist. Um die Leistung erfolgreich zu beeinflussen, können Sie Metadaten und Ansichten verwenden. In der Vergangenheit war das Erstellen und Ändern von Ansichten eine mühsame Angelegenheit.

Im Laufe der Jahre hat Microsoft erhebliche Verbesserungen vorgenommen. Zum Beispiel können Sie Ihre Metadaten innerhalb der Bibliothek erstellen oder anpassen, ohne die Bibliothekseinstellungen zu öffnen:

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In Kombination mit der Filter-Schaltfläche ist dies eine leistungsstarke Funktion: Die Beschreibung wird automatisch erstellt:

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Durch die Verwendung von Metadaten, Ansichten und Filtern finden Sie Ihre Dateien schneller.

SharePoint-Agent

Auf der Microsoft Copilot-Welle reitend, gibt es eine neue Funktion namens SharePoint-Agenten. Sie können einen Agenten mit einer Dokumentenbibliothek verbinden:

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Sie können die Standardeinstellungen verwenden oder Copilot Studio für erweiterte Einstellungen nutzen. Das ist etwas für einen Folgeartikel. Nachdem der Agent erstellt wurde, was buchstäblich 10 Sekunden dauert, können Sie den Prompt verwenden:

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Sie erhalten drei Standard-Prompts (diese können Sie während des Bearbeitungsprozesses ändern) und können direkt nach Inhalten suchen:

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Ihr Unternehmen benötigt eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz, um SharePoint-Agenten verwenden zu können.

Folgen Sie diesem Link, um mehr über Copilot und die Verwaltung von Agenten zu erfahren.

Aufbewahrung

Lassen Sie uns etwas klarstellen. Sie müssen nicht alle Ihre Daten für immer aufbewahren. Es gibt Gesetze und Vorschriften für bestimmte Arten von Informationen, die Sie aufspüren, aufbewahren oder löschen müssen.

Für die große Mehrheit der Geschäftsanwender ist es unmöglich zu wissen oder sich daran zu erinnern, welche Informationen aufbewahrt oder gelöscht werden müssen. An dieser Stelle kommt Microsoft Purview Data Lifecycle Management ins Spiel. Ich empfehle Ihnen, Ihre internen Aufbewahrungsrichtlinien zu überprüfen und sie mithilfe von Aufbewahrungsetiketten und -Richtlinien anzuwenden. Diese können manuell oder automatisch angewendet werden.

Bevor wir den ersten Teil dieses Artikels beenden, möchte ich kurz auf die Aufzeichnungen der Besprechungen zurückkommen. Diese können automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden. Sie können diese Funktion im Microsoft Teams Administration Center aktivieren:

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Nach dem Löschen der Aufzeichnung erhält der Geschäftsanwender, der die Besprechung aufgezeichnet hat, eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Möglichkeit, die gelöschte Aufzeichnung wiederherzustellen.

Fazit

Die Integration von Microsoft 365-Funktionen wie Versionierung, Metadaten und Ansichten, SharePoint-Agenten sowie Aufbewahrung verbessert die Effizienz Ihrer Dateiverwaltung erheblich. Diese Funktionen vereinfachen nicht nur Ihre Dateiverwaltung, sondern sorgen auch dafür, dass wichtige Daten erhalten bleiben, während veraltete Informationen sicher aus Ihrem Microsoft 365-Tenant gelöscht werden. Durch die Aktivierung dieser Funktionen können Sie eine organisierte und gesetzeskonforme Umgebung aufrechterhalten, die Ihre Geschäftsziele mit größerer Leichtigkeit und Zuverlässigkeit unterstützt.

Ein Hinweis von Rencore

Mit jeder neuen Anwendung oder jedem neuen Dienst, der von Geschäftsanwendern in Ihrem Unternehmen eingeführt wird, steigt die Gefahr der Ausbreitung in Ihrem M365-Tenant, und Rencore unterstützt Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre Cloud Collaboration-Technologien zu behalten.

Rencore Governance ist in der Lage, alle SharePoint- und OneDrive-Dateien zu inventarisieren und das gesamte Lifecycle-Management Ihrer Inhalte zu automatisieren. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Als Ausgangspunkt für die Entrümpelung lade sich bitte unsere Aufräum-Checkliste für Ihren Tenant herunter.

Jetzt Aufräum-Checkliste herunterladen

Häufige Fragen dazu

Wo werden Teams-Besprechungsaufzeichnungen gespeichert?

Das hängt davon ab, wer die Besprechung organisiert hat. Sind Sie der Organisator, wird die Aufzeichnung in Ihrem OneDrive gespeichert. Wurde die Besprechung in einem Teams-Kanal organisiert, liegt die Aufzeichnung im entsprechenden Ordner der SharePoint-Dokumentbibliothek. Aufzeichnungen lassen sich nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch löschen, was Sie im Microsoft Teams Admin Center aktivieren. Wer die Besprechung aufgezeichnet hat, erhält eine E-Mail mit der Möglichkeit, sie wiederherzustellen.

Wo werden Loop-Komponenten gespeichert?

Komponenten, die in Standardkanälen in Teams erstellt werden, liegen im jeweiligen Kanalordner auf der zugehörigen SharePoint-Site. Komponenten aus privaten Kanälen liegen in der Dokumentbibliothek der SharePoint-Site, die zu diesem privaten Kanal gehört. Weil sich Loop-Komponenten an vielen Stellen erstellen lassen, von Copilot Pages über Teams-Chats bis zu Outlook-Nachrichten und Whiteboard, sollten Sie den Speicherort kennen, bevor Sie Berechtigungen, Versionierung oder Aufbewahrung festlegen.

Wie viele Versionen einer Datei sollte SharePoint aufbewahren?

Jedes Speichern erzeugt eine neue Version, bei gemeinsamer Bearbeitung geht das schnell. SharePoint nutzt Delta-Speicherung und legt nur die Änderungen zwischen den Versionen ab, doch Dateien mit Hunderten von Versionen verbrauchen trotzdem mehr Speicher in Ihrem Tenant. Sinnvoll ist, die Versionen auf etwa 100 zu begrenzen. Das stellen Sie in den Einstellungen der Dokumentbibliothek ein oder im SharePoint Admin Center für neue Sites. Bestehende Sites brauchen PowerShell, weil die Einstellung im Admin Center nur für Bibliotheken in neuen Sites gilt.

Kann eine SharePoint-Dokumentbibliothek Millionen von Dateien enthalten?

Laut Microsoft kann eine Dokumentbibliothek 30 Millionen Dokumente speichern, das ist wegen der Auswirkungen auf die Leistung aber keine gute Idee. Nutzen Sie statt immer tieferer Ordnerstrukturen Metadaten, Ansichten und Filter, damit Mitarbeiter Dateien schnell finden. Microsoft hat das deutlich verbessert: Sie können Metadatenspalten direkt in der Bibliothek anlegen oder anpassen, ohne die Bibliothekseinstellungen zu öffnen, und sie mit dem Filter kombinieren, um eine große Bibliothek einzugrenzen.

Muss ich alle Inhalte in Microsoft 365 für immer aufbewahren?

Nein. Gesetze und Vorschriften verlangen, dass bestimmte Arten von Informationen erkannt, aufbewahrt oder gelöscht werden, doch die meisten Mitarbeiter können nicht wissen oder sich merken, welche das sind. Prüfen Sie zuerst Ihre internen Aufbewahrungsrichtlinien und wenden Sie sie dann mit Aufbewahrungsbezeichnungen und -richtlinien in Microsoft Purview Data Lifecycle Management an, manuell oder automatisch. Inhalte, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, lassen sich dann löschen, das hält den Speicher im Griff und den Tenant compliant.

Was zeigt mir Microsoft 365 nicht über die Inhalte in meinen Sites und Teams?

Die nativen Funktionen verwalten Einstellungen wie Versionierung, Ansichten und Aufbewahrung Site für Site und Bibliothek für Bibliothek. SharePoint Advanced Management kann inaktive oder eigentümerlose Sites markieren. Eine Sicht über Teams, OneDrive, Power Platform und Agenten hinweg, mit einem Eigentümer und einem Lebenszyklus für jedes Objekt, liefert es nicht. Rencore Governance kann alle Ihre SharePoint- und OneDrive-Dateien inventarisieren und das Lebenszyklusmanagement Ihrer Inhalte automatisieren, damit Wildwuchs im gesamten Tenant gefunden und bearbeitet wird.

Zuletzt aktualisiert am 12. November 2026

Über den Autor

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld ist ein Microsoft MVP und Data Security Consultant bei Rubicon Cloud Advisor in den Niederlanden. Täglich arbeitet er mit Kunden zusammen, um den Modern Workplace mit Microsoft 365 zu implementieren. Jasper konzentriert sich dabei auf Zusammenarbeit, Governance und Compliance. Jasper liebt es, sein Fachwissen und seine Liebe zu Microsoft-Produkten mit allen zu teilen, die bereit sind zuzuhören.