Microsoft Copilot
Was ist die Verwaltung von Gastbenutzern in Microsoft 365?
Gastbenutzer in Microsoft 365 zu verwalten heißt, den gesamten Lebenszyklus des Zugriffs einer externen Person zu steuern: wer sie einladen darf, welchen Workspaces sie beitritt, wer sie sponsert, wann ihr Zugriff geprüft wird und wie er endet.
Kurz gesagt
- Gäste werden für ein Projekt eingeladen, und die Einladung endet selten mit dem Projekt.
- Jeder Gast braucht einen Sponsor in Ihrer Organisation, der für ihn einsteht.
- Gäste sitzen in Teams, SharePoint-Websites und Gruppen, prüfen Sie sie daher über alle drei.
- Nicht angenommene Einladungen und inaktive Gäste sind das günstigste Risiko, das sich beseitigen lässt.
Schritt für Schritt
Fünf Schritte decken den Lebenszyklus eines Gastes von der Einladung bis zur Entfernung ab.
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Festlegen, wer einladen darf
Legen Sie die Regeln für Gasteinladungen in Microsoft Entra ID so fest, dass nur die von Ihnen gewählten Rollen einladen können, und bestimmen Sie, welche E-Mail-Domänen erlaubt oder gesperrt sind.
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Einen Sponsor und einen Grund verlangen
Halten Sie für jeden Gast fest, wer ihn sponsert und zu welchem Projekt oder Workspace er gehört. Ein Gast ohne Sponsor ist beim ersten Blick ein Befund.
Tipp: Setzen Sie bei Gästen für zeitlich begrenzte Projekte ein Enddatum.
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Eine Sicht auf Gäste über alle Workloads gewinnen
Listen Sie Gäste mit den Teams, SharePoint-Websites und Microsoft 365-Gruppen auf, in denen sie Mitglied sind, und markieren Sie jeden Gast, der eine Gruppe oder Website besitzt. Beziehen Sie nie angenommene Einladungen ein.
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In einem Zyklus prüfen
Senden Sie jedem Workspace-Owner oder Gast-Sponsor jedes Quartal eine Prüfung seiner Gäste, bei Workspaces mit sensiblen Daten monatlich. Entfernen Sie Zugriffe, die nicht bestätigt werden.
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Entfernen und den Nachweis aufbewahren
Entfernen Sie Gäste, die inaktiv sind, deren Projekt beendet ist oder deren Einladung offen blieb, und halten Sie fest, wer wann entschieden hat, damit Sie zeigen können, dass externer Zugriff kontrolliert wurde.
Warum Gastzugriffe die Arbeit überdauern
Einen Gast einzuladen dauert eine Minute, den Zugriff zu beenden verlangt eine Entscheidung, für die niemand zuständig ist. Gäste, die für ein Projekt eingeladen wurden, behalten den Zugriff nach dessen Ende, und Einladungen, die nie angenommen wurden, bleiben monatelang offen.
Gäste reichen außerdem weiter, als die Einladung vermuten lässt. Ein Gast in einem Team sieht dessen Kanäle und Dateien, und wenn ein externer Benutzer eine Gruppe oder eine Websitesammlung besitzt, liegt die Kontrolle über Ihre Daten außerhalb Ihrer Organisation.
Konnektoren in dieser Anleitung
Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.
Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026
