10 einfache und unverzichtbare Tipps zum Kostensparen bei Microsoft 365

Matthias Einig 18. Mai 2023 4 Min. Lesezeit

10 einfache und wichtige Tipps zum Sparen mit Microsoft 365

Die schnellsten Einsparungen bei Microsoft 365 liegen in versteckten Kosten: ungenutzte Lizenzen umverteilen, SharePoint-Websitesammlungen nahe der Speichergrenze finden, Flows und Apps mit Premium-Lizenzbedarf erkennen sowie überlizenzierte Nutzer und externe Konten aufspüren. Diese zehn Tipps senken die Gesamtbetriebskosten, die die ursprüngliche Prognose oft übersteigen.

Rencore Governance automatisiert das Inventar dahinter, indem es Daten aus den Admin-Centern bündelt und mit Ihren Richtlinien abgleicht, damit Eigentümer handeln und Kosten sparen können.

Die Integration von Cloud-Technologie für die Zusammenarbeit muss über die offensichtlichen betrieblichen Vorteile hinausgehen. Sie muss auch einen zusätzlichen Nutzen für andere Geschäftsbereiche bieten und dem Beschaffungstest standhalten.

Bei Microsoft 365 gibt es viele Kosten, die über die anfänglichen Lizenzgebühren hinausgehen, die immer höher werden. Viele dieser Kosten sind versteckt oder bleiben unbemerkt, wenn Ihr Unternehmen seine Geschäftsabläufe skaliert.

Das Ergebnis? Die Gesamtbetriebskosten (TCO) von Microsoft 365 übersteigen die ursprüngliche Prognose bei Weitem und der Return on Investment (ROI) sinkt mit der Zeit. Daher schlage ich die folgenden zehn Tipps vor, um die versteckten Microsoft 365-Kosten anzugehen und Ihre Microsoft 365-TCO zu senken.

1. Weisen Sie ungenutzte Lizenzen neu zu

Die Optimierung von Lizenzen bei gleichzeitiger schneller Einführung bedeutet, dass Sie die sich ständig ändernden Anforderungen der Benutzer verwalten müssen. Für größere oder wachsende Unternehmen kann es sehr mühsam sein, die zugewiesenen und relevanten Lizenzen ständig zu verfolgen. In vielen Fällen haben Unternehmen mehr aktivierte als verbrauchte Einheiten. Durch die Neuzuweisung dieser Einheiten können Sie die überschüssigen Lizenzierungskosten kontrollieren.

Lizenzen, die an den meisten Tagen ungenutzt bleiben, sind die erste Einsparung, die Sie suchen sollten.

2. Entdecken Sie SharePoint-Websitesammlungen nahe dem Speicherlimit

Um allen Endbenutzern einen einfachen Zugang zum Speicherplatz zu ermöglichen, ist eine präzise Überwachung der geschätzten und prognostizierten Speicherkosten erforderlich. Je nach Ihrem Microsoft 365-Abonnement wird Ihre Speicherkapazitätsschwelle standardmäßig erhöht. Um dies zu verhindern, sollten Sie Ihre 90 %-Kapazitätswarnungen sofort und umfassend erkennen und angehen.

3. Identifizieren Sie Flows, die eine Premium-Lizenz erfordern

Wenn Microsoft 365 der Motor Ihres Unternehmens ist, ist Power Automate ein Turbolader. Aber bei so vielen beweglichen Teilen kann es leicht zu ungewollten und unnötigen Kosten kommen. Da es sich bei Power Automate um ein kostenpflichtiges Monatsabonnement handelt, können Flows Standard- und Premium-Komponenten wie Konnektoren, benutzerdefinierte Konnektoren, Auslöser und den Common Data Service verwenden, die zusätzliche Kosten verursachen können. Die Identifizierung von Flows, die Premium-Lizenzen verwenden, kann der Schlüssel zu einer erheblichen Kostensenkung sein.

4. Aufspüren von Benutzern, die „überlizenziert“ sind.

Wenn wir den Begriff der irrelevanten Lizenznutzung genauer untersuchen, werden wir verstehen, dass Microsoft 365-Lizenzen in verschiedenen Stufen erhältlich sind. Am Ende des Unternehmensbereichs finden Sie am häufigsten E3- und E5-Lizenzen. Nicht jeder Benutzer im Unternehmen wird die zusätzlichen Funktionen benötigen, die von einer E5-Lizenz abgedeckt werden. Stellen Sie sicher, dass nur diejenigen, die unbedingt Lizenzen höherer Stufen benötigen, entsprechend ausgestattet sind.

5. Azure-Verbrauch skalieren

Tausende verschiedener Objekte werden in Azure erstellt. Sind sie noch relevant? Indem Sie irrelevante Objekte identifizieren, können Sie Azure auf Nutzungsbasis herunterfahren. Dies spart nicht nur Azure-Verbrauch und Speicherkosten, sondern trägt auch zu Ihren Nachhaltigkeitsbemühungen für eine grünere IT bei.

6. Externen Nutzern zugewiesene Lizenzen

Die Zusammenarbeit findet oft über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus statt. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie diese externen Benutzer in Ihre Umgebung einladen. Dies ist zwar zu Recht ein Compliance-Thema, birgt aber auch Kosteneinsparungspotenzial, da viele externe Benutzer Lizenzen für die Zusammenarbeit an Projekten benötigen. Der Schlüssel liegt darin, die Lizenzen der externen Benutzer zu finden und zu verwalten, nachdem die Zusammenarbeit beendet ist.

7. Große OneDrive-Sites überwachen

Ähnlich wie bei den SharePoint-Speicherbegrenzungen wird der Schwellenwert für Ihre OneDrive-Speicherkapazität standardmäßig erhöht. Wenn Sie OneDrive-Sites mit mehr als 100 GB an Daten überwachen, verhindern Sie, dass die nächste Stufe erreicht wird.

8. Identifizieren Sie Power Apps, die eine Premium-Lizenz benötigen

Nicht nur das Entwicklungsteam, sondern auch Power-User erstellen ihre eigenen Low- und No-Code-Lösungen, um ihre Arbeit zu erledigen, und die Zahl der Apps steigt rasant. Wie Power Automate hat auch Power Apps komplexe Lizenzierungskosten für Standard- und Premium-Komponenten. Bleibt dies unentdeckt, fallen für Ihr Unternehmen zusätzliche Kosten an. Suchen Sie nach Power Apps mit Premium-Konnektoren, benutzerdefinierten Konnektoren und Verbindungen zum Common Data Service.

9. Zentralisieren und inventarisieren Sie Ihre Daten durch Automatisierung

Viele Kosteneinsparungsmöglichkeiten haben Datenberührungspunkte mit all Ihren anderen M365-Diensten. Die Suche nach einer Möglichkeit, Informationen aus den Verwaltungszentren schnell zu ermitteln und zu konsolidieren, ist der Schlüssel, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und überhöhte Ausgaben zu vermeiden. Die Nutzung der Automatisierung ist entscheidend für rechtzeitiges Handeln.

10. Rencore Governance nutzen und handeln

Eine der wichtigsten Maßnahmen zur Kostenoptimierung von Microsoft 365 ist die Integration von Drittanbieter-Software, um Prozesse zu automatisieren und einen umfassenden Überblick über alle M365-Kosten zu erhalten. Das Beispiel, das ich immer wieder anführe, ist Rencore Governance, da ich der festen Überzeugung bin, dass es die einzige Software ist, die sowohl funktionsreich als auch einfach zu bedienen ist und für alle Arten von Unternehmen preislich konkurrenzfähig ist.

Rencore Governance zentralisiert automatisch alle Ihre Daten aus den Verwaltungszentren und richtet sie nach den von Ihnen gewählten Richtlinien aus. Sie können dann kommunizieren und Aufgaben mit Hilfe von Automatisierungen verwalten, was Ihnen ermöglicht, schnell zu handeln und Geld zu sparen.

Wie viel genau? Nutzen Sie unseren Kosteneinsparungsrechner, um ein besseres Verständnis des Einsparungspotenzials Ihrer Organisation mit Rencore Governance zu gewinnen.

Häufige Fragen dazu

Welche Microsoft-365-Kosten übersehen Unternehmen am häufigsten?

Übersehen werden vor allem Kosten, die niemand im Blick hat: Lizenzen von Benutzern, die sie nicht mehr brauchen, externe Benutzer, die nach Projektende weiter eine Lizenz halten, SharePoint- und OneDrive-Speicher auf dem Weg in die nächste Stufe sowie Power-Automate-Flows und Power Apps mit Premium-Connectors. Jeder Posten ist für sich klein. Zusammen wachsen sie mit dem Tenant, und die Gesamtbetriebskosten liegen am Ende über der ursprünglichen Prognose.

Wie finde ich ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?

Vergleichen Sie die aktivierten Einheiten mit den tatsächlich verbrauchten Einheiten und prüfen Sie dann, wem eine Lizenz zugewiesen ist, ohne dass er sie nutzt. Weisen Sie diese Lizenzen Benutzern zu, die sie brauchen, oder kündigen Sie sie. Wiederholen Sie die Prüfung regelmäßig, weil sich Zuweisungen mit jedem Eintritt, Austritt und Rollenwechsel ändern. Beziehen Sie externe Benutzer und deaktivierte Konten ein, denn dort werden Lizenzen am leichtesten vergessen.

Woran erkenne ich, welche Power-Automate-Flows und Power Apps eine Premium-Lizenz brauchen?

Der Lizenzbedarf hängt davon ab, woraus ein Flow oder eine App gebaut ist: Premium- oder benutzerdefinierte Connectors, bestimmte Trigger und Dataverse (früher Common Data Service). Wer den Flow gebaut hat, sieht das selten, deshalb muss die Prüfung auf einem Inventar laufen. Listen Sie alle Flows und Apps auf, sehen Sie sich die verwendeten Komponenten an und vergleichen Sie sie mit den Lizenzen der Personen, die sie nutzen. Tun Sie das, bevor die Kosten anfallen, nicht danach.

Zeigen die Microsoft-365-Admin-Center das vollständige Kostenbild?

Jedes Admin-Center zeigt nur seinen Ausschnitt: Lizenzen an einer Stelle, SharePoint-Speicher an einer anderen, Power Platform und Azure wieder woanders. Keines davon verbindet diese Ausschnitte zu einer Sicht pro Eigentümer oder sagt, ob jede Lizenz, Site und jeder Flow noch gebraucht wird. Genau in dieser dienstübergreifenden Sicht liegen die Einsparungen, deshalb führen Teams die Daten aus den Admin-Centern in einem Inventar zusammen und handeln von dort aus.

Wann sollte ich beim SharePoint- und OneDrive-Speicher handeln?

Handeln Sie, bevor Sie das Limit erreichen, nicht erst danach. Ein praktischer Auslöser ist eine Kapazitätswarnung bei 90 % auf einer SharePoint-Websitesammlung, bei OneDrive sind es Konten mit mehr als 100 GB Daten. Je nach Microsoft-365-Abonnement steigt die Speichergrenze mit dem Wachstum standardmäßig an. Wer große oder ungenutzte Inhalte früh findet und bereinigt, bleibt daher in der aktuellen Stufe.

Welche Microsoft-365-Kosten zeigen die Admin Center nicht?

Rencore Governance bündelt die Daten aus den Microsoft-365-Admin-Centern in einem Inventar und gleicht sie mit Ihren eigenen Richtlinien ab. Ungenutzte Lizenzen, Websitesammlungen nahe der Speichergrenze, Flows und Apps mit Premium-Lizenzbedarf sowie externe Benutzer mit Lizenzen werden samt Eigentümer sichtbar. Die Eigentümer lassen sich benachrichtigen und handeln über Automationen. Microsoft bleibt die Datenquelle, Rencore ergänzt Eigentümerschaft und Handlung.

Zuletzt aktualisiert am 12. November 2026

Über den Autor

Matthias Einig

Matthias ist ein ehemaliger Microsoft MVP (10 Jahre), Mitgründer und CEO von Rencore. Seine Mission: Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über ihre Microsoft-Collaboration-Technologie zu behalten. Dafür liefern Matthias und sein Team Einblicke, Beratung und konkrete Wege, das Wachstum der Plattform zu steuern. Er spricht auf Konferenzen und Community-Events auf der ganzen Welt und ist einer der Organisatoren des European Collaboration Summit.