Microsoft 365 Advanced Data Governance: Was Sie wissen müssen

Matthias Einig 23. Juli 2020 3 Min. Lesezeit

Microsoft 365 Advanced Data Governance: Was Sie wissen müssen

Microsoft 365 Advanced Data Governance bezeichnet die erweiterten Funktionen der Information Governance in Microsoft Purview: automatisierte Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien, automatische Klassifizierung mit Labels und Überprüfung der Löschung. Die Grundfunktionen sind in jedem Plan enthalten, die erweiterten Funktionen erfordern eine höhere Lizenzstufe wie E5. Sie bestimmen, welche Daten Sie wie lange behalten.

Über Purview hinaus deckt Rencore Governance Websites, Teams und Power-Platform-Objekte mit Inventar, Eigentümer und Lebenszyklus ab.

Nichts lenkt die Aufmerksamkeit so sehr darauf, wer worauf zugreifen kann, wie eine plötzliche Veränderung der Arbeitsweise. Genau das bewirkte die schnelle weltweite Einführung von Microsoft Teams: Remote-Arbeit kam aus Notwendigkeit statt aus Bequemlichkeit, und sie rückte die Kontrolle über Daten neben Compliance und Sicherheit wieder ganz oben auf die Agenda.

Mit der schnellen Einführung durch die Nutzer lag der Governance-Fokus zuletzt auf dem Nutzerverhalten und unkontrolliertem Wachstum. Zudem ist das Datenmanagement anspruchsvoll, denn viele kommen nicht nur mit der Cloud, sondern auch mit Microsoft 365-Diensten wie Microsoft Teams, Office-Apps und SharePoint unter Remote-Bedingungen erst noch zurecht. Microsoft 365 Advanced Data Governance ist so wichtig wie eh und je.

Microsoft 365 Advanced Data Governance

Beim Thema Data Governance bietet Microsoft einige Funktionen ab Werk, und je nach Microsoft 365-Lizenz erhalten Sie ein oder zwei davon. Jede Business- und Enterprise-Lizenz von Basic bis E5 hat standardmäßig Zugriff auf das Security and Compliance Center und die Information Governance.

Information Governance

Anwender können Labels manuell erstellen, veröffentlichen und auf Dokumente anwenden. Außerdem lassen sich Daten per Drive Shipping oder über das Netzwerk importieren. Diese Funktionen stehen in E3 und E5 zur Verfügung, in E1 nur eingeschränkt. Eine vollständige Liste der in E1, E3 und E5 verfügbaren Funktionen finden Sie im ausführlichen Microsoft 365 Compliance Licensing Comparison.

Advanced Information Governance bietet dagegen nur die höchste Lizenz (Enterprise E5).

Advanced Information Governance

Mit Advanced Information Governance können Sie wichtige Informationen aufbewahren und unwichtige löschen, indem Sie Informationen anhand einer Aufbewahrungsrichtlinie, einer Löschrichtlinie oder beidem klassifizieren. Dazu gehören intelligente und automatisierte Aktionen wie das Empfehlen von Richtlinien, das automatische Anwenden von Labels auf Daten, das Anwenden von Labels anhand vertraulicher Datentypen oder Abfragen, die Prüfung vor der Entsorgung (Disposition Review) sowie der Einsatz intelligenter Importfilter. Die Prüfung der Mitarbeiterkommunikation ist dagegen eine eigene Compliance-Funktion, Communication Compliance (früher Supervision), und gehört nicht zur Information Governance.

Auf dem Weg zu einem vollständigen Governance-Plan

Wenn Sie als Microsoft 365 Tenant-Administrator oder Plattformverantwortlicher Zugriff auf die Funktionen von Information Governance und Advanced Information Governance haben, gewinnen Sie deutlich mehr Kontrolle darüber, geschäftskritische und vertrauliche Daten zu finden, aufzubewahren oder zu verwerfen. Der Automatisierungsgrad von Advanced Information Governance vereinfacht die Dokumentation von Daten erheblich. Für einen vollständigen Governance-Plan bleiben jedoch einige Lücken zu schließen.

Microsoft 365 Advanced Data Governance

Daten über mehrere Dienste hinweg zu sammeln und zusammenzuführen ist nach wie vor aufwendig, und das Auswerten dieser Daten für aussagekräftige Einblicke und Berichte ist komplex. Hinzu kommt: Es geht nicht nur um Informationen zu Daten, sondern um Cloud-Wildwuchs. Damit kommen Themen wie Kosten und Performance ins Spiel, denn verwaiste Ressourcen und unbekannte Anwendungen häufen sich, je selbstverständlicher Nutzer ihre geschäftlichen Probleme außerhalb der IT lösen. Diese Probleme zu beheben und Governance durchzusetzen, ist noch immer weitgehend manuelle Arbeit.

Microsoft 365 Governance skalieren

Microsoft 365 Advanced Data Governance hilft dabei, die Aufbewahrung von Daten in der gesamten Organisation zu skalieren. Die Microsoft 365 Governance jedoch so zu skalieren, dass sie zu Ihren übrigen Organisationsprozessen passt, bleibt eine Herausforderung.

Organisationen müssen die Aktivität in ihren Microsoft 365 Tenants erkennen und einen optimalen Weg finden, allen Beteiligten über die aktuelle Governance-Lage zu berichten. Auf diese Informationen muss zudem schnell reagiert werden, etwa um relevante Berechtigungen zu steuern, ungenutzte Sites zu entfernen und weitere Governance-Vorgaben umzusetzen, die zu bestehenden Geschäftsprozessen gehören.

Es gibt Drittanbieter-Tools, die den Governance-Lebenszyklus vervollständigen, und Rencore ist eines der Unternehmen, das Governance-Automatisierung im großen Maßstab bietet.

Ich empfehle Ihnen, sich Rencore Governance anzusehen, um Ihre Governance-Bemühungen zu skalieren. Wählen Sie aus, was Sie verfolgen möchten, erstellen Sie passende Berichte und automatisieren Sie mit Blick auf Ihre Geschäftsprozesse.

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Häufige Fragen dazu

Welche Microsoft-365-Lizenz brauche ich für Advanced Information Governance?

Die Grundfunktionen der Information Governance sind in jeder Business- und Enterprise-Lizenz von Microsoft 365 enthalten, von Basic bis E5. Die erweiterten Funktionen, heute Teil von Microsoft Purview Data Lifecycle Management und Records Management, etwa automatische Klassifizierung mit Labels, Überprüfung vor der Löschung und Richtlinienempfehlungen, erfordern Microsoft 365 E5 oder ein E5-Compliance- bzw. Information-Protection-and-Governance-Add-on. Prüfen Sie den Umfang Ihres eigenen Plans im Microsoft Compliance Licensing Comparison, bevor Sie Richtlinien auf eine Funktion stützen, die Ihre Lizenz womöglich nicht abdeckt.

Worin unterscheiden sich Information Governance und Advanced Information Governance?

Information Governance deckt die manuelle Arbeit ab: Anwender erstellen und veröffentlichen Labels und wenden sie auf Dokumente an, Daten lassen sich per Drive Shipping oder über das Netzwerk importieren. Advanced Information Governance, heute Microsoft Purview Data Lifecycle Management und Records Management, automatisiert die Entscheidungen. Sie empfiehlt Richtlinien, wendet Labels automatisch anhand vertraulicher Datentypen oder Abfragen an, prüft Inhalte vor der Löschung und nutzt intelligente Importfilter. Das Erste hängt davon ab, dass Menschen jedes Dokument bearbeiten, das Zweite klassifiziert in einem Umfang, den kein Records-Team von Hand schafft.

Gehört Communication Compliance zu Advanced Information Governance?

Nein. Die Prüfung der Mitarbeiterkommunikation ist eine eigene Compliance-Funktion namens Communication Compliance, früher Supervision, und gehört nicht zur Information Governance. Beide beantworten unterschiedliche Fragen: Communication Compliance betrachtet, was Mitarbeiter schreiben, während die Information Governance festlegt, wie lange Inhalte aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Behandeln Sie beides als getrennte Entscheidungen mit getrennten Verantwortlichen und klären Sie die Lizenzierung jeweils einzeln.

Räumt eine Aufbewahrungsrichtlinie die Teams, Sites und Apps auf, in denen die Daten liegen?

Nein. Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien wirken auf Inhalte: Sie legen fest, was wie lange behalten wird. Ob das Team, die SharePoint-Site oder die Power-Platform-App, in der die Inhalte liegen, noch gebraucht wird, wer ihr Eigentümer ist und wer aufräumt, wenn der Eigentümer das Unternehmen verlässt, entscheiden sie nicht. Verwaiste Arbeitsbereiche und unbekannte Anwendungen häufen sich neben einem sauber eingerichteten Aufbewahrungsplan weiter an. Genau diese Lücke lässt Advanced Data Governance offen.

Brauchen wir noch ein weiteres Werkzeug, wenn wir bereits Microsoft Purview einsetzen?

Nutzen Sie Purview für das, was es gut kann: festzulegen, was Sie aufbewahren und löschen. Ein gemeinsames Inventar von Sites, Teams und Power-Platform-Objekten mit Eigentümer und Lebenszyklus für jedes Objekt liefert es nicht, ebenso wenig die automatische Bereinigung ungenutzter Objekte. Rencore Governance deckt diese Ebene ab und ergänzt Purview, statt es zu ersetzen: Es inventarisiert Sites, Teams und Power-Platform-Objekte mit Eigentümer und Lebenszyklus, die Aufbewahrungsentscheidungen bleiben in Purview.

Wer sollte die Entscheidungen zu Aufbewahrung und Löschung verantworten?

Fachbereich und Records-Verantwortliche sollten entscheiden, was wie lange aufbewahrt werden muss, die IT verantwortet die Durchsetzung. In der Praxis fällt die Entscheidung einmal im Projekt und wird nie wieder angefasst, während sich Inhalte, Arbeitsbereiche und die beteiligten Personen ständig ändern. Halten Sie schriftlich fest, wer welche Aufbewahrungsfrist mit welcher Begründung festgelegt hat, benennen Sie einen dauerhaften Eigentümer für die Richtlinien und prüfen Sie sie nach Zeitplan, damit eine Löschregel nicht jahrelang auf Anweisung einer Person läuft, die längst gegangen ist.

Zuletzt aktualisiert am 12. November 2026

Über den Autor

Matthias Einig

Matthias ist ein ehemaliger Microsoft MVP (10 Jahre), Mitgründer und CEO von Rencore. Seine Mission: Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über ihre Microsoft-Collaboration-Technologie zu behalten. Dafür liefern Matthias und sein Team Einblicke, Beratung und konkrete Wege, das Wachstum der Plattform zu steuern. Er spricht auf Konferenzen und Community-Events auf der ganzen Welt und ist einer der Organisatoren des European Collaboration Summit.

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