Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre M365-Governance: Strategien und Best Practices

Christian Buckley 20. Juli 2023 4 Min. Lesezeit

Die Kontrolle über Ihre Microsoft-365-Governance zu übernehmen heißt, sie als laufende Aufgabe zu behandeln: die Umgebung nach Zeitplan prüfen, Power Apps und Power Automate mit eigener Lebenszyklus- und Lizenzstrategie versehen, Richtlinien mit dem Wachstum der Organisation anpassen und die Bereitstellung über Vorlagen und Genehmigungen automatisieren. Rencore Governance ist dafür die eine Kontrollebene.

Gute Governance ist entscheidend für die Sicherheit, die Compliance und das effektive Management der digitalen Werte Ihrer Organisation. In einem kürzlichen Webinar mit der Microsoft-MVP-Kollegin Stacy Deere haben wir Beispiele für Microsoft-365-Governance aus der Praxis durchgegangen, wobei Stacy Beispiele für Fallstricke und Erfolge bei Kunden rund um vier zentrale Bereiche gab. Ich habe außerdem gezeigt, wie Rencore Governance die nötigen Werkzeuge und Fähigkeiten bietet, um Governance-Prozesse zu vereinfachen, Aufgaben zu automatisieren und einen proaktiven Umgang mit Microsoft-365-Governance beizubehalten.

Mit den umfassenden Funktionen von Rencore können Kunden, Beratungspartner und Managed Service Provider (MSPs) ihre Organisationen in die Lage versetzen, eine belastbare Governance über ihre Microsoft-365-, Azure-, Dynamics-365- und Power-Platform-Umgebungen hinweg zu erreichen.

Was ist Governance in der Praxis?

Im Bereich der Microsoft-Zusammenarbeit spielt Governance eine wesentliche Rolle. Viele Organisationen neigen jedoch dazu, Governance zu übersehen, bis ein Problem auftritt. Es ist entscheidend, die Rahmenbedingungen Ihrer Umgebung proaktiv zu verstehen und zu umreißen, einschließlich Richtlinien, Vorschriften und gewünschter Ergebnisse. Ob über einen formalen Prozess oder eine informelle Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten: regelmäßige Governance-Überprüfungen und die Aufsicht über Ihre Systeme und Daten sind unerlässlich.

Ein häufiger Fehler von Organisationen ist die Annahme, dass ihre Bereitstellung von Microsoft-Werkzeugen und -Plattformen sie irgendwie sicher und compliant macht, nur weil Microsoft Werkzeuge und Plattformen entwickelt, die eine Reihe von Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen. Sich auf die Compliance von Microsoft zu verlassen, garantiert nicht, dass Ihre Organisation vollständig compliant ist.

Governance in der Praxis erfordert Audits, Bewertungen und einen regelmäßigen Dialog zwischen den verschiedenen fachlichen und technischen Beteiligten.

40 % der Unternehmen haben ihren Copilot-Rollout wegen Wildwuchs und Oversharing um drei Monate oder länger verschoben (Gartner Impact of GenAI in the Digital Workplace Survey, 2024).

Die Kontrolle übernehmen

Hier sind vier der kritischsten Bereiche, auf die Sie Ihre Microsoft-365-Governance konzentrieren sollten, und wie Rencore Ihnen hilft, sicher, compliant und effizient verwaltet zu sein:

Regelmäßige Audits und Bewertungen durchführen

Governance ist ein iterativer Prozess. Sie bewerten Ihre Umgebung fortlaufend und lernen sie kennen und passen Ihre Governance-Strategie an, während sie wächst und sich das Nutzerverhalten ändert.

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Rencore Governance bietet einen umfassenden Überblick über Ihre Microsoft-365-Umgebung: Es verbindet sich mit Ihren Diensten und führt die Informationen in einem zentralen Portal zusammen. Durch die Überwachung Ihrer Umgebung erzeugt Rencore detaillierte, handlungsleitende Berichte und Dashboards, die allen Beteiligten zeitnahe Einblicke bieten.

Eine Power-Platform-Strategie entwickeln

Power Apps und Power Automate sind mächtige Werkzeuge innerhalb der Power-Platform-Suite. Solche Lösungen ohne einen Rahmen zur Überwachung und Überprüfung zu erstellen, kann jedoch zu langfristigen Problemen führen, etwa dem Versäumnis, geeignete Richtlinien für das Lebenszyklus-Management umzusetzen oder die Premium-Lizenzen zu verwalten, die für diese Automatisierungen nötig sind. Rencore hilft Ihnen, die Verwaltung von Power Apps und Power Automate zu auditieren, zu bewerten, zu berichten und zu automatisieren. Es kann parallel zu Microsofts Center of Excellence (CoE) arbeiten oder für sich allein stehen.

Ihre Richtlinien regelmäßig überprüfen und anpassen

Mit dem Wachstum von Organisationen wird es zunehmend schwieriger, inaktive Teams und Gruppen zu verwalten, ungenutzte Konten zu bereinigen und unbekannte öffentlich geteilte Inhalte zu erkennen. Rencore vereinfacht diesen Prozess mit sofort einsatzbereiten, handlungsleitenden Dashboards und Berichten. Es bietet außerdem Hunderte vorgefertigter Richtlinienvorlagen und Automatisierungen, mit denen Sie Ihre Umgebung nach einem regelmäßigen Zeitplan überwachen und überprüfen. Darüber hinaus haben Sie die Freiheit, bestehende Komponenten zu ändern oder im laufenden Betrieb neue Berichte, Richtlinien oder Automatisierungen zu erstellen.

Prozesse automatisieren, beginnend mit der Bereitstellung

Statt Endnutzern zu erlauben, alles und überall zu erstellen, geben Sie Ihrer Organisation Leitplanken an die Hand. Für Konsistenz und Standardisierung erlaubt Ihnen Rencore, wiederverwendbare Vorlagen für Teams- und SharePoint-Bereitstellungen zu erstellen.

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Mit standardisierten Vorlagen, Freigabeprozessen und Lebenszyklus-Management automatisieren Sie Ihren Bereitstellungsprozess. Das vereinfacht den Betrieb und steigert die Effizienz und stellt zugleich die Einhaltung der Governance-Richtlinien sicher.

Rencore Governance ermöglicht Ihnen, Ihren Governance-Ansatz über verschiedene Microsoft-Dienste hinweg zu skalieren, darunter Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Azure, Exchange, Viva Engage und die Power Platform. Wenn Sie die Aktivität der Endnutzer überwachen und Abweichungen von Best Practices erkennen, können Sie schnell handeln, um Richtlinien zu erstellen und durchzusetzen, Berechtigungen und Lizenzkosten zu verwalten und Ihre Daten zu schützen.

Fazit

Rencore Governance ist ein enorm mächtiges Werkzeug für Kunden und Partner, die Microsoft-365-Governance-Prozesse automatisieren möchten. Sehen Sie sich unbedingt die On-Demand-Aufzeichnung unseres jüngsten Webinars „5 Strategien, um die M365-Governance zu meistern” an und melden Sie sich anschließend für unsere kostenlose Testversion an.

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Häufige Fragen dazu

Wie oft sollten wir unsere Microsoft-365-Umgebung prüfen?

Ein allgemeingültiges Intervall gibt es nicht. Legen Sie eines fest, das zur Veränderungsgeschwindigkeit Ihrer Umgebung passt, und halten Sie es schriftlich fest. Jede Prüfung sollte dieselben Punkte betrachten: inaktive Teams und Gruppen, ungenutzte Konten, öffentlich geteilte Inhalte sowie die Lösungen in Power Apps und Power Automate samt Premium-Lizenzen. Ergänzen Sie den Zeitplan um Prüfungen bei besonderen Anlässen, etwa vor einem Copilot-Rollout, nach einer Reorganisation oder nach einer Übernahme.

Macht die Compliance-Zertifizierung von Microsoft unsere Microsoft-365-Umgebung automatisch compliant?

Nein. Microsoft baut seine Plattformen so, dass sie eine Reihe von Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen, doch Ihre Bereitstellung gehört Ihnen: wer Teams und Sites anlegen darf, was extern geteilt wird, wer Eigentümer wovon ist und wie lange etwas aufbewahrt wird. Die Compliance von Microsoft garantiert nicht, dass Ihre Organisation compliant ist. Die Plattform ist das Fundament, Konfiguration, Freigaben und Eigentümerschaft darauf verantworten Sie selbst.

Welche Power-Platform-Objekte werden zuerst vergessen, wenn ein Ersteller geht?

Die, die niemand im Blick hat. Ohne einen Rahmen, der Lösungen überwacht und prüft, sammeln sich leise verlassene Flows, unverwaltete Lizenzen und Apps an, die niemand mehr erklären kann. Geben Sie jeder App und jedem Flow einen Lebenszyklus und einen benannten Eigentümer und behalten Sie die Premium-Lizenzen im Blick, die Automatisierungen verbrauchen, damit die Eigentümerschaft an jemand anderen übergeht, wenn ein Ersteller geht, statt erst später aufzufallen. Rencore Governance arbeitet neben dem Center of Excellence (CoE) von Microsoft oder eigenständig, die Strategie hängt also nicht an einem bestimmten Werkzeug.

Wer sollte ein neues Team oder eine neue Site genehmigen, und wie schnell?

Legen Sie die Genehmigung in die Bereitstellungsvorlage, statt eine eigene Ticket-Warteschlange aufzubauen. Die Vorlage bestimmt, wie ein neues Team oder eine neue Site aussieht, und der Genehmigungsschritt klärt Eigentümer und Zweck, bevor sie existiert. Halten Sie diesen Schritt schnell, denn es ist viel günstiger, einen Arbeitsbereich gleich im gesteuerten Zustand zu starten, als ihn nachträglich zu korrigieren, und langsame Genehmigungen treiben Menschen dazu, alles überall anzulegen. Wer genehmigt, hängt von Ihrer Organisation ab, doch jeder neue Arbeitsbereich sollte den Schritt mit einem Eigentümer und einem Lebenszyklus verlassen.

Wie finden wir inaktive Teams und öffentlich geteilte Inhalte?

Microsoft liefert einzelne Signale, etwa Ablaufrichtlinien für Gruppen, Freigabeberichte für SharePoint und, mit SharePoint Advanced Management, Richtlinien für inaktive und eigentümerlose Sites in SharePoint. Eine Sicht über Teams, Gruppen, SharePoint und OneDrive, die Aktivität, Freigaben und Eigentümerschaft zusammenführt und darauf reagiert, fehlt. Rencore Governance bündelt diese Informationen in einem Portal mit sofort nutzbaren Dashboards und Richtlinienvorlagen, sodass Sie inaktive Teams, ungenutzte Konten und unbekannte öffentliche Freigaben regelmäßig prüfen und anschließend handeln können.

Bremst Governance unsere Anwender aus?

Governance, die alles blockiert, wird umgangen, und das Umgehen erzeugt genau den Wildwuchs, den Sie verhindern wollten. Leitplanken funktionieren anders: Vorlagen und Genehmigungen machen den regelkonformen Weg zum schnellen, und Prüfungen nach Zeitplan fangen Abweichungen auf, ohne dass jemand für Routinearbeit um Erlaubnis fragen muss. Das Ziel ist, dass Menschen anlegen können, was sie brauchen, und die IT trotzdem weiß, was existiert, wem es gehört und wann es geprüft werden sollte.

Zuletzt aktualisiert am 12. November 2026

Über den Autor

Christian Buckley

Christian is Director of Partner Management for the North American market at Rencore. He is both a Microsoft Regional Director and long-standing Office Servers and Services Microsoft MVP. Christian is also Founder and CEO of CollabTalk LLC, an independent analyst and technical marketing services company based in Salt Lake City, Utah.