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How-to 5 Schritte 3 Min. Lesezeit Aktualisiert am 11. November 2026

So steuern Sie Power BI Workspaces und Freigaben

Geben Sie jedem Power BI Workspace einen Owner, finden Sie, was außerhalb Ihrer Organisation geteilt wird, und räumen Sie auf, was niemand nutzt.

Torsten Mandelkow Funktioniert mit
How-to

Was ist Power BI Governance?

Power BI Governance ist die Gesamtheit aus Ownern, Freigaberegeln und Prüfroutinen, die Self-Service-Reporting unter Kontrolle halten. Sie beantwortet für jeden Workspace vier Fragen: Wem gehört er, wer kann ihn sehen, was enthält er und nutzt ihn noch jemand.

Kurz gesagt

  • Power BI macht Erstellen und Teilen von Berichten leicht, daher wachsen Zugriffe und Inhalte schneller als die Aufsicht.
  • Ein Workspace, der mit externen Benutzern geteilt ist, ist das Erste, was Sie finden und bestätigen sollten.
  • Ungenutzte Berichte, Datasets und Lizenzen sind Kosten, die Sie entfernen können.
  • Ein Owner pro Workspace macht jede Korrektur erst möglich.

Schritt für Schritt

Fünf Schritte führen Power BI von offenem Self-Service zu gesteuertem Self-Service.

  1. Workspaces, Berichte und Datasets inventarisieren

    Listen Sie jeden Workspace mit seinen Admins, Mitgliedern, Berichten, Dashboards und Datasets auf. Was Sie nicht auflisten können, können Sie nicht steuern.

    In Rencore:

  2. Für jeden Workspace einen Owner benennen

    Weisen Sie jedem Workspace mindestens zwei Admins aus dem Fachbereich zu, der ihn nutzt. Workspaces ohne aktiven Admin gehen an die Führungskraft des letzten bekannten Admins.

  3. Externe Freigaben finden und bestätigen

    Listen Sie Workspaces auf, deren Mitglieder oder Betrachter externe Benutzer enthalten, und lassen Sie jeden Owner bestätigen, dass der Zugriff nötig ist. Beschränken Sie in den Power BI Tenant-Einstellungen, wer außerhalb der Organisation teilen darf.

    Tipp: Prüfen Sie externen Zugriff in einem kürzeren Zyklus als internen.

    In Rencore:

  4. Räumen, was niemand nutzt

    Finden Sie Berichte, Dashboards und Datasets, die seit 90 Tagen niemand geöffnet hat, bitten Sie den Owner, sie stillzulegen, und prüfen Sie Lizenzen von Personen, die Power BI nicht nutzen.

    In Rencore:

  5. Wiederholen und den Nachweis aufbewahren

    Führen Sie Schritt drei und vier jedes Quartal durch und halten Sie fest, wer was bestätigt oder entfernt hat. Dieser Nachweis beantwortet die nächste Audit-Frage, wer Ihre Daten sehen kann.

Warum Power BI sich der Kontrolle entzieht

Self-Service-Reporting ist die Stärke von Power BI. Jeder kann einen Workspace anlegen, einen Bericht veröffentlichen und teilen, sodass Workspaces ohne Owner entstehen und Berichte Personen erreichen, die der Autor nie meinte.

Ohne klare Verantwortung entstehen doppelte Berichte, uneinheitliche Daten und keine einzige Quelle der Wahrheit. Die Kosten wachsen mit jedem Benutzer und Bericht, und niemand hat die Aufgabe, sich anzusehen, was nicht mehr genutzt wird.

Konnektoren in dieser Anleitung

Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.

Häufige Fragen zur Power BI Governance

Wer sollte Owner eines Power BI Workspaces sein?
Eine namentlich benannte Person im Fachbereich, der die Berichte nutzt, mit einem zweiten Admin, damit der Workspace einen Weggang übersteht. Der Owner beantwortet, wer Zugriff hat, ob externe Benutzer ihn haben sollten und ob der Inhalt noch genutzt wird. Ein Workspace, dessen Owner gegangen ist, ist die Power BI Variante eines verwaisten Teams: Niemand kann ihn reparieren, stilllegen oder zu seinen Freigaben befragen.
Decken das Power BI Admin-Portal und Microsoft Purview das nicht schon ab?
Sie decken viel ab. Das Power BI Admin-Portal verwaltet Tenant- Einstellungen wie die Frage, wer extern teilen darf, und Microsoft Purview ergänzt Vertraulichkeitsbezeichnungen und Überwachung. Keines von beiden liefert Ihnen eine wiederkehrende Antwort auf die Frage, welche Workspaces externe Benutzer enthalten, wem sie gehören und was seit 90 Tagen niemand geöffnet hat. Diese Prüfung ist operativ und muss durchgeführt werden, mit Skripten und Zeitplan oder mit einem dafür gebauten Werkzeug.
Wie verhindern wir, dass die Power BI Kosten unbemerkt wachsen?
Kosten folgen Benutzern, Kapazität und Inhalt. Zählen Sie Workspaces, Datasets und Berichte ohne aktuelle Nutzung und bitten Sie deren Owner, sie stillzulegen, prüfen Sie, wer eine Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz hält und ob die Person noch einen Bericht öffnet, und kontrollieren Sie, ob ein Dataset in mehreren Workspaces doppelt vorliegt. Eine Bereinigung, die jedes Quartal läuft, hält Kosten und Angriffsfläche kleiner.
Wie hilft Rencore bei der Governance von Power BI?
Rencore Governance inventarisiert Power BI Workspaces, Dashboards, Berichte, Datasets und Apps. Eine Richtlinie listet die Workspaces auf, deren Mitglieder oder Betrachter externe Benutzer enthalten, und zeigt, wie viele gefunden wurden und wie sich die Zahl über drei Monate verändert hat. Außerdem macht es Artefakte sichtbar, die zuletzt niemand geöffnet hat, mit ihren Workspace-Ownern, sodass die Bereinigung bei einer benannten Person beginnt.

Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026

Über den Autor

Torsten Mandelkow

Torsten ist Mitgründer und CAA bei Rencore. Während seiner Zeit als SharePoint-Berater war er stets bestrebt, den SharePoint-Entwicklungsprozess zu verbessern und zu automatisieren, zunächst durch die Gründung der SharePoint Software Factory (SPSF) und später durch die Entwicklung der SharePoint-Codeanalyse-Tools, die heute unter dem Namen SPCAF bekannt sind. Nach einem dreijährigen Intermezzo bei Microsoft ist er nun Teil des RENCORE-Teams und verantwortlich für die weitere technische Entwicklung aller unserer Tools.

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Sehen Sie, welche Power BI Workspaces über Ihre Organisation hinausreichen

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo die Richtlinie für externe Workspaces, das Power BI Inventar und die ungenutzten Artefakte mit ihren Ownern.

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