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How-to 5 Schritte 3 Min. Lesezeit Aktualisiert am 11. November 2026

So standardisieren Sie die Bereitstellung von Teams und SharePoint mit Vorlagen

Lassen Sie Teams und SharePoint-Websites aus Vorlagen anfordern, mit Owner, Namen, Label und Genehmigung, damit Wildwuchs nicht entsteht.

Torsten Mandelkow Funktioniert mit
How-to

Was ist standardisierte Workspace-Bereitstellung in Microsoft 365?

Die Bereitstellung von Teams und SharePoint zu standardisieren heißt, jeden neuen Workspace aus einer gesteuerten Vorlage zu erstellen, die Owner, Namen, Vertraulichkeitsbezeichnung und Genehmigung festlegt. Die Menschen behalten die Selbstbedienung, und jeder Workspace kommt mit den Kontrollen, die Wildwuchs im Moment der Erstellung stoppen.

Kurz gesagt

  • Wildwuchs beginnt bei der Erstellung, dort ist er am günstigsten zu stoppen.
  • Eine Vorlage legt die Entscheidungen fest, die Sie nicht bei jeder Anfrage wiederholen wollen.
  • Nichts wird ohne einen verantwortlichen Owner erstellt.
  • Die Bereitstellung ist der erste Schritt des Lebenszyklus, Prüfungen und Ablauf sind der Rest.

Schritt für Schritt

Fünf Schritte führen die Bereitstellung von offener Erstellung zu gesteuerter Selbstbedienung.

  1. Die benötigten Workspace-Typen auflisten

    Fassen Sie Anfragen zu wenigen Typen zusammen, etwa Abteilung, Projekt und Community, und definieren Sie für jeden eine Vorlage. Beginnen Sie mit denen, die am häufigsten angelegt werden.

  2. Festlegen, was jede Vorlage bestimmt

    Legen Sie je Typ die erforderlichen Owner, das Namensmuster, die Standard-Vertraulichkeitsbezeichnung, Einstellungen für Gäste und Freigaben und die Startstruktur fest.

    In Rencore:

  3. Die Genehmigungsregel ergänzen

    Entscheiden Sie, welche Anfragen eine Genehmigung brauchen und wer genehmigt. Leiten Sie Anfragen für sensible oder externe Workspaces an einen benannten Genehmiger und lassen Sie den Rest automatisch durch.

    Tipp: Genehmigen Sie nach dem Ausnahmeprinzip. Wartet jede Anfrage, umgehen die Menschen den Prozess.

    In Rencore:

  4. Die Anfrage in den Werkzeugen öffnen, die Menschen nutzen

    Lassen Sie Menschen einen Workspace in Microsoft Teams oder über ein einziges Anfrageformular anfordern und beschränken Sie die native Erstellung, damit die Vorlage der einfache Weg ist.

    In Rencore:

  5. Die Erstellung mit dem Lebenszyklus verbinden

    Geben Sie jedem neuen Workspace ein Prüfdatum und eine Ablaufregel und führen Sie Zugriffsprüfungen im festgelegten Zyklus durch, damit jeder Workspace planmäßig geprüft, archiviert oder gelöscht wird.

Warum ungesteuerte Erstellung zu Wildwuchs wird

Überlässt man es der nativen Schaltfläche zum Erstellen, kann jeder lizenzierte Benutzer in Sekunden ein Team, eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Website anlegen, ohne benannten Owner und ohne angewandten Standard. Jeder Workspace wählt dann eigene Namen, Sichtbarkeit und Freigaben.

Workspaces ohne verantwortlichen Owner lassen niemanden für ihren Zugriff, ihre Daten oder ihr Lebensende einstehen. Der Bestand zersplittert, bevor ihn jemand steuert, und die Bereinigung fällt Monate später der IT zu.

Konnektoren in dieser Anleitung

Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.

Häufige Fragen zur Bereitstellung von Workspaces

Warum schalten wir die Selbstbedienung beim Anlegen von Teams und Websites nicht einfach ab?
Weil die Menschen sie dann umgehen. Sperren Sie das Anlegen, landen Anfragen bei der IT, eine Warteschlange entsteht, und Benutzer greifen zu nicht verwalteten Werkzeugen oder bitten um Ausnahmen. Vorlagen behalten das Tempo der Selbstbedienung und verlagern die Regeln auf den Moment der Erstellung: Owner, Name, Label und Genehmigung werden vorab erfasst, die IT ist einmal beim Entwurf beteiligt und nicht bei jeder Anfrage.
Was gehört in eine Workspace-Vorlage?
Die Entscheidungen, die Sie nicht bei jeder Anfrage neu treffen wollen: der Typ (ein Abteilungs-, Projekt- oder Community-Workspace), die erforderlichen Owner, ein Namensmuster, die Standard-Vertraulichkeits- bezeichnung, Einstellungen für Gäste und Freigaben, die Start-Kanäle oder -Bibliotheken und ein Ablauf- oder Prüfdatum. Halten Sie die Liste so kurz, dass der Anfragende das Formular in wenigen Minuten ausfüllt, und ergänzen Sie ein Feld nur, wenn eine Regel von der Antwort abhängt.
Was passiert mit einem Workspace nach seiner Erstellung?
Das ist der Lebenszyklus, und die Bereitstellung deckt nur dessen Anfang ab. Jeder Workspace braucht weiterhin einen Owner, der bleibt, regelmäßige Zugriffsprüfungen, eine Prüfung auf Inaktivität und ein definiertes Ende: archivieren, dann löschen. Vorlagen erleichtern das, weil jeder Workspace mit Owner und Prüfdatum startet, aber ein im vergangenen Jahr angelegter Workspace muss trotzdem gefunden und geprüft werden.
Wie handhabt Rencore die Bereitstellung von Workspaces?
Rencore Governance lässt Personen einen Workspace aus einer von Ihnen gepflegten Vorlagengalerie anfordern, für Teams, SharePoint, Planner und Viva Engage. Die Anfrage erfasst Owner, Namensstandard und Vertraulichkeitsbezeichnung und leitet die Genehmigung an die von Ihnen benannten Personen. Inhalt, Sichtbarkeit und Multi-Geo-Standort liegen in der Vorlage. Es ergänzt die native Erstellung in Microsoft 365 und übergibt jeden neuen Workspace an die Lifecycle-Governance.

Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026

Über den Autor

Torsten Mandelkow

Torsten ist Mitgründer und CAA bei Rencore. Während seiner Zeit als SharePoint-Berater war er stets bestrebt, den SharePoint-Entwicklungsprozess zu verbessern und zu automatisieren, zunächst durch die Gründung der SharePoint Software Factory (SPSF) und später durch die Entwicklung der SharePoint-Codeanalyse-Tools, die heute unter dem Namen SPCAF bekannt sind. Nach einem dreijährigen Intermezzo bei Microsoft ist er nun Teil des RENCORE-Teams und verantwortlich für die weitere technische Entwicklung aller unserer Tools.

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Sehen Sie die gesteuerte Bereitstellung aus Sicht des Anfragenden

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo die Vorlagengalerie, das Anfrageformular in Teams und den Genehmigungsschritt.

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